Personopplysninger
Volkswagen Financial Services er en del av Volkswagen Møller Bilfinans og følger deres regler for behandling av personopplysninger.

 

Personvern er retten til et privatliv og retten til å bestemme over egne personopplysninger. Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en enkeltperson.

Personvern er viktig for Volkswagen Møller Bilfinans AS (heretter VWMBF) og vi er opptatt av å verne om personopplysningenes integritet, tilgjengelighet og konfidensialitet.

Personopplysningsloven med forskrifter regulerer VWMBFs adgang til å behandle personopplysninger. På denne bakgrunn har VWMBF utarbeidet utfyllende personvernregler. Disse reglene supplerer de øvrige avtalevilkår som VWMBF har inngått med kunden og gjelder for alle tjenesteforhold, både nåværende og fremtidige.

Denne personvernerklæringen gir utfyllende opplysninger om hvilke personopplysninger som samles inn, hvordan opplysningene samles inn og hvilke rettigheter du har dersom personopplysninger om deg er registrert hos oss. Daglig leder i VWMBF, Vidar Eriksen (Vidar.Eriksen@vwfs.no),er hovedansvarlig for behandlingen av personopplysningene. Ansvaret for den daglige oppfølgningen av VWMBFs etterlevelse av personvernregelverket er delegert til personvernombud.  

Hvilke behandlinger av personopplysninger som foretas av VWMBF
For å kunne innfri våre forpliktelser overfor deg som kunde trenger VWMBF informasjon om deg. Vi behandler personopplysninger til nærmere angitte formål:

  • Kundeadministrasjon, fakturering, gjennomføring og oppfølging av finansieringstjenester
  • Kundeoppfølging
  • Risikoklassifisering av kunder og kredittporteføljer
  • Kundekontroll og undersøkelser - forebygging og avdekking av straffbare handlinger

VWMBF er forpliktet til å behandle opplysningene fra sine kunder på en forsiktig måte. Personopplysningsloven regulerer hvordan denne behandlingen skal foregå.

Kundeadministrasjon, fakturering, gjennomføring og oppfølging av finansieringstjenester
VWMBF behandler personopplysninger om kunder og eventuelle tredjepersoner som er nødvendig for gjennomføring av kontraktsforpliktelser. VWMBF vil også registrere opplysninger om personer som de har avslått å inngå avtale med i den hensikt å kunne underrette vedkommende om avslaget og eventuelt i ettertid å kunne dokumentere forholdet, herunder at et avslag var saklig begrunnet.

VWMBF innhenter som regel opplysningene direkte fra deg som kunde. Noen ganger innhenter vi opplysninger fra andre, for eksempel offentlige eller private institusjoner. Du vil bli informert dersom vi innhenter opplysninger om deg, med mindre innsamlingen er lovbestemt, varsling er umulig eller uforholdsmessig vanskelig eller det er på det rene at du allerede kjenner til de opplysningene varselet skal inneholde.

Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er personopplysningsloven § 8 første ledd bokstav a og b. Dataene blir lagret i 10 år etter siste transaksjon som følge av krav til oppbevaring i bokføringsloven.

VWMBF behandler følgende personopplysninger om deg til dette formålet (hvor data hentes fra):

  • Navn (hentes fra integrasjon med folkereg via Bisnode)
  • Fødselsnummer (oppgis av kunde)
  • Adresse (hentes fra integrasjon med folkereg via Bisnode)
  • Kontaktopplysninger: E-post og telefonnr (oppgis av kunde)
  • Objektsinformasjon: Registreringsnummer og chassisnummer (oppgis av selger)
  • Bankkontonummer (oppgis av kunde)
  • Relasjon mellom kunde og eventuell medlånetaker/kausjonist (oppgis av kunde)
  • Kredittdata: Siste tre års ligningsdata inkludert anmerkninger, formue, alminnelig inntekt, skatt, skatteklasse (hentes fra Bisnode)
  • Næringsinteresser (hentes fra Bisnode)
  • Eventuelle dokumenter for å behandle søknaden: Skattemelding, arbeidskontrakt og lønnslipp (oppgis av kunde)
  • Innbetalinger (oppgis av bank)
  • Reelle rettighetshavere (hentes fra Bisnode hvis det er registrert. Hentes fra kunde eller andre nettsider (google, proff osv) hvis ikke registert i Bisnode).
  • Familieforhold: tilknytning til politisk eksponerte personer (oppgis av kunde)

Kundeoppfølging
VWMBF sørger for at kunden er informert og oppdatert om forhold rundt sitt produkt. VWMBF vil informere kunden om relevante produkter og tjenester innen de produktkategoriene hvor det allerede foreligger et avtaleforhold og der VWMBF vurdere at kunden har en berettiget interesse av informasjonen.

Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er personopplysningsloven § 8 første ledd bokstav a og f. Denne dataen er sammenfallende med punktet ovenfor og blir derfor lagret i 10 år etter siste transaksjon.

VWMBF behandler følgende personopplysninger om deg til dette formålet:

  • Navn (hentes fra integrasjon med folkeregisteret via Bisnode).
  • Fødselsnummer (oppgis av kunde).
  • Adresse (hentes fra integrasjon med folkeregisteret via Bisnode).
  • Kontaktopplysninger: E-post og telefonnummer (oppgis av kunde)
  • Objektsinformasjon: Registreringsnummer og chassisnummer (oppgis av selger)

Risikoklassifisering av kunder og kredittporteføljer
VWMBF vil etter regler i finansieringsvirksomhetsloven behandle kredittopplysninger og andre personopplysninger i forbindelse med etablering og bruk av systemer for beregning av kapitalkrav for kredittrisiko. Med systemer for interne målemetoder menes her selskapets modeller, arbeids- og beslutningsprosesser for kredittgivning og kredittstyring, kontrollmekanismer, IT-systemer og interne retningslinjer som er knyttet til klassifisering og kvantifisering av institusjonens kredittrisiko og annen relevant risiko.

Personopplysninger til dette formålet vil kunne innhentes fra kredittopplysningsforetak. VWMBF bruker Bisnode for kredittvurdering, ta kontakt med de for ytterligere spørsmål. 

Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er § 8 første ledd bokstav a og b. Dokumentasjon for vurdering av søknad beholdes i åtte år etter utbetaling for leasing og 10 år for lån.

VWMBF behandler følgende personopplysninger om deg til dette formålet:

  • Fødselsnummer (oppgis av kunde)
  • Kredittdata: Siste tre års ligningsdata inkludert anmerkninger, formue, alminnelig inntekt, skatt, skatteklasse (hentes fra Bisnode)
  • Næringsinteresser (hentes fra Bisnode)
  • Eventuelle dokumenter for å behandle søknaden: Skattemelding, arbeidskontrakt og lønnslipp (oppgis av kunde)
  • Reelle rettighetshavere (hentes fra Bisnode hvis det er registrert. Hentes fra kunde eller andre nettsider (google, proff osv) hvis ikke registert i Bisnode).

Kundekontroll og undersøkelser – forebygging og avdekking av straffbare handlinger
VWMBF er pålagt å gjennomføre kundekontroll i medhold av hvitvaskingsloven §§ 5, 6 og 15, samt å gjennomføre nærmere undersøkelser dersom det foreligger en mistanke om at en transaksjon har tilknytning til utbytte av en straffbar handling, jf. hvitvaskingsloven § 17.

Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er personopplysningsloven § 8 første ledd bokstav b. VWMBF behandler følgende personopplysninger om deg til dette formålet:

  • Navn (hentes fra integrasjon med folkereg via Bisnode)
  • Fødselsnummer (oppgis av kunde)
  • Adresse (hentes fra integrasjon med folkereg via Bisnode)
  • Familieforhold: tilknytning til politisk eksponerte personer (oppgis av kunde)

Etter hvitvaskingsloven § 22 er VWMBF pålagt å oppbevare dokumenter benyttet i forbindelse med kundekontroll i minst fem år etter at kundeforholdet er avsluttet eller transaksjonen er gjennomført, med mindre lengre frister følger av annen lov eller forskrift. Dokumenter og opplysninger knyttet til kundekontroll og eventuelle undersøkelser etter hvitvaskingsloven § 17 er beskyttet mot uautorisert tilgang fra uvedkommende.

Kunden har etter personopplysningsloven § 23 første ledd bokstav b og f ikke innsyn i de opplysninger selskapet har registrert for disse formålene. Under visse omstendigheter er VWMBF også pålagt å utlevere opplysninger til Økokrim, eksempelvis dersom det foreligger mistanke om at en transaksjon har tilknytning til utbytte av en straffbar handling.

Slik videreformidler vi personopplysninger
Volkswagen Møller Bilfinans har taushetsplikt om kundeopplysninger. Likevel kan det være aktuelt å videreformidle opplysningene dersom du som kunde har samtykket til dette eller i tilfeller VWMBF er forpliktet i henhold til lov å overlevere slike opplysninger.

Vi har også underleverandører og partnere som vil kunne ha behov for opplysninger om deg i forbindelse med gjennomføring og oppfølging av finansieringstjenester. Det rettslige grunnlaget for denne utleveringen er personopplysningsloven § 8 første ledd bokstav a. Våre partnere og underleverandører behandler personopplysninger på vegne av VWMBF, og vil kun bruke opplysningene til de formål de er innhentet. 

Lagring av opplysningene
Opplysningene vi har om deg lagres i vårt kunderegister og i ulike saksbehandlingssystemer. Dette gjøres for å kunne gi deg god informasjon, for å ha en historie på ditt kundeforhold hos oss og for å kunne gi deg svar på eventuelle spørsmål du måtte ha i forbindelse med ditt kundeforhold hos oss.

Opplysningene lagres så lenge det er nødvendig for å oppfylle en avtale og i henhold til krav til oppbevaringstid i lover og forskrifter. Personopplysningene knyttet til personer der et kundeforhold ikke har blitt opprettet, det vil si en søknad som ikke har resultert i en finansiell kontrakt, slettes ett år etter at søknaden ble registrert.

Informasjonskapsler (Cookies)
På VWMBFs nettsider http://www.bilfinans.no logger vi informasjon om alle besøkende ved hjelp av et analyseprogram. Vårt nåværende analyseprogram kan opplyses ved behov. Informasjonen som logges er ikke knyttet opp mot den besøkende og kan ikke spores tilbake til deg som enkeltperson. Informasjonen samles inn for bedre å kunne forstå hvordan våre brukere benytter nettstedet, slik kan vi tilpasse sidene optimalt til deg som bruker. Som de fleste andre nettsider, benytter vi en metode der informasjonen lagres i en informasjonskapsel (kjent som «cookies») på din PC. De fleste nettlesere er stilt inn til å godta informasjonskapsler fra nettsteder. Du kan slette lagrede informasjonskapsler ved å følge instruksjonene for sletting i din nettleser. Informasjon om dette finnes i hjelpefunksjonen i nettleseren din. Vær oppmerksom på at å begrense tilgangen til informasjonskapsler kan påvirke funksjonaliteten på nettstedet vårt.

Det utveksles eller lagres ikke informasjon utenfor EU.

Personaladministrasjon
VWMBF behandler personopplysninger som ledd i personaladministrasjon. Personopplysningene som behandles i denne forbindelse er blant annet personalia, lønnsopplysninger, evalueringer, opplysninger om pårørende, og utdannelse/stillingsnivå. Det rettslige grunnlaget for denne behandlinger er personopplysningsloven § 8 bokstav f. Personopplysninger tilknyttet personaladministrasjon blir oppbevart så lenge vedkommende er ansatt hos VWMBF. Eventuelle opplysninger som oppbevares utover ansettelsestiden oppbevares i henhold til lover og forskrifter eller selskapets berettiget interesse. Personopplysninger om søkere til stillinger blir slettet når søknaden er behandlet og stillingen er besatt, maksimalt 6 måneder etter søknadsfrist.

Dine rettigheter
VWMBFs behandling av personopplysninger er regulert av personopplysningsloven med tilhørende forskrift. Dine rettigheter knyttet til vår behandling av personopplysninger fremgår blant annet av personopplysningsloven kapittel III og IV. Nedenfor presenteres noen av de mest sentrale rettighetene:

Rett til innsyn 
Enhver som ber om det har krav på å få vite hva slags behandling av personopplysninger VWMBF foretar, samt grunnleggende informasjon om disse behandlingene. Slik informasjon er gitt i denne personvernerklæringen. Dersom du er registrert i VWMBFs systemer har du krav på å få vite hvilke opplysninger om deg som er registrert og hvilke sikkerhetstiltak som foreligger ved behandlingen så langt slikt innsyn ikke svekker sikkerheten. Du kan kreve at den behandlingsansvarlige utdyper informasjonen som nevnt ovenfor i den grad dette er nødvendig for at du skal kunne vareta egne interesser.

Retting og sletting av mangelfulle personopplysninger
Dersom VWMBF behandler personopplysninger om deg som er uriktige, ufullstendige eller som det ikke er adgang til å behandle, kan du kreve at VWMBF retter eller sletter de mangelfulle opplysningene. VWMBF skal om mulig sørge for at feilen ikke får betydning for deg, f.eks. ved å varsle mottakere av utleverte opplysninger.

VWMBF skal svare på henvendelser om innsyn eller andre rettigheter etter personopplysningsloven § 18, § 22, § 25, § 26, § 27 og § 28 uten ugrunnet opphold og senest innen 30 dager fra den dagen henvendelsen kom inn, med mindre særlige forhold gjør det umulig å svare på henvendelsen innen denne fristen. VWMBF skal i så fall gi et foreløpig svar med opplysninger om grunnen til forsinkelsen og sannsynlig tidspunkt for når svar kan gis.

Ansvar ved feil, mangler og tilgjengelighet på nettsidene
VWMB anser informasjonen på sine internettsider som pålitelig, men kan likevel ikke garantere at informasjonen til enhver tid er korrekt, fullstendig eller tilgjengelig. VWMBF fraskriver seg således ethvert ansvar for feil, mangler og manglende tilgjengelighet på sidene. Det understrekes at sidene og all informasjon på sidene utelukkende retter seg mot brukere i Norge, med mindre annet uttrykkelig fremgår.

Immaterialrett
Volkswagen Møller Bilfinans har alle immaterielle rettigheter til nettsidene. Uautorisert bruk av sidene eller innholdet på disse er ikke tillatt.

Lenker
VWMBF påtar seg ikke noe ansvar for det materiale som er utarbeidet eller publiseres av tredjepart selv om sidene våre inneholder lenker til slike sider. Tredjeparten har selv ansvaret for at publisering på sine nettsider er i overensstemmelse med lover og regler. Volkswagen Møller Bilfinans fraskriver seg således ethvert ansvar for feil, mangler og manglende tilgjengelighet på sidene.

Personvernombud
VWMBF har et eget personvernombud som bistår med veiledning slik at personopplysninger blir behandlet på en god måte og i tråd med regelverket. Forespørsler om innsyn, retting og sletting, samt meldinger om avvik håndteres av personvernombudet.

Kontaktinformasjon
Henvendelser kan rettes til compliance@vwfs.no  Eller til Volkswagen Møller Bilfinans AS, Postboks 6671 Etterstad, 0609 Oslo.

Klage
Dersom du mener VWMBF bryter regelverket, kan du klage ved å sende en skriftlig henvendelse til Datatilsynets postadresse: Datatilsynet, Postboks 8177, 0034 Oslo. Datatilsynet vil så vurdere om de skal følge saken videre.